来月、事務所の移転をします。法定書類が事務所に残ったままで整理されていなかったので、四年前の移転時に書類を整理した際のナレッジを再度まとめます。

だいじなこと

書類に限らずですが、整理するときによくある失敗と、その対策をまとめてみました。

1. 見えないところに隠してしまう。

綺麗好きだけど整理整頓が苦手な人がやりがち。隠すと、整理されていないものがどんどん増えていく。モノがどんどん増えてよりちらかる。これは整理とは言わない。

整理・整頓の基本は、今後の用途を明確にして、破棄すること。用途に応じて分類して、しまうべき場所にしまうこと。

将来使うことがあるのか、ないのかを、明確にする。

使う場合は、いつ、誰が、なんのために使うのかを考えること。そして、次使うときに使いやすいように分類して保管すること。

使うかもしれないくても、次使うケースが想定できないのであれば、しまうのではなく捨てること。

自分では使うかどうかわからないものは、しかるべき人にちゃんと確認する。

大事なことは、後で使うときのニーズにあわせて、分類してラベルをしてしまうこと。モノを分類するのではなく、モノの用途で分類する。

法定書類の場合は、税務調査などで特別に参照が必要な場合に、必要なものだけ取り出しやすいように。もっとも一番大事なことは、迷わずに簡単に廃棄できるようにすること。

うちの場合、法定書類関係のデータのうち繰り返し参照するものはデジタル化してしまっている。法定書類は法律上保管する義務があるから保管しているだけで、一度必要な処理をしたあとは、ルーティンの中で再び参照することはない。そのため法定書類は事務所ではなくクラウド系の倉庫に保管する。

その際の重要な考え方をまとめてみる。

まず書類は事業年度単位でまとめる。
書類は大小カテゴリで分類する。大分類は経理・労務・人事。小分類は経理→監査報告など。こちらの書類保管まとめを参考。
各分類ごとにダンボールに入れる。
量が少なくダンボールが余る場合に、複数の分類を同じダンボールに入れる際は、廃棄期限が同じものでまとめる。決して、大分類が同じという理由で同じダンボールにしてはいけない。廃棄管理が複雑になる。
効率よく管理するために廃棄期限は事業年度末＋保管年数で設定する。
あとで取り出しやすいように、ダンボールのラベルには、「廃棄期限」「年度・大分類・小分類」を記載すること。またクラウド上にも記帳すること。