情報は整理が大事


今日の全社の集まりでライトニングトークをしたのでそのメモ。メールなどの大量の情報を処理するためのハウツー。うちは、Gmailを使っているので、仕事をバリバリこなすための使い方です。

 

# 考え方
1. 昔ながらのメーラのようなフォルダー分けをしない。受信箱とアーカイブのみ使う。検索機能が高速なのでそれで十分。


2. ゴミを排除して受信箱の価値を上げる。


3. メールの件数0をキープして、受信箱をタスクリストとして使えるようにする。

 

# ゴミを排除して受信箱の価値を上げる。

 

受信箱にメールが来たら、不要なものは、メール配信の手続きをする。めんどくさがらずにする。

 

配信停止できないメール・忙しくてめんどくさい時は、「迷惑メール」ボタンを押して迷惑メールに分別する。次から迷惑メールフォルダに自動で仕分けられて、受信箱に来なくなる。

 

それでも、フィルターをかいくぐって受信箱にくるメールは、受信箱にそのままにせずにゴミ箱に移動させる。またゴミメールはアーカイブしない。アーカイブが汚れるので必ず削除する。頻繁に来るメールで時間があるなら、Gmailのフィルター機能でゴミ箱に振り分ける。

 

メルマガなどで、アーカイブするほどでもないが配信停止にするほどでもない価値が低いメールは、チラ見したらゴミ箱に捨てる。基本は見たらゴミ箱に捨てる。

 

これを継続していると、受信箱にくるメールは、そこそこ重要性が高いものだけになります。


# 受信箱をタスクリスト化する

 

次に、ゴミを取り除いた後に残る、そこそこ価値があるが高いメールの処理。

 

情報共有などのものは、読んだらアーカイブする。

 

対応が必要なものは、対応が終わるまでは、アーカイブしない。対応が完了したら、返信してアーカイブする。

# まとめ


そうすると受信箱は、常に読むべきメールが受信される。

 

また、受信箱に残ってるメールは、「読むべきメール」「対応すべきメール」だけになる。受信箱にあるメール=仕事の残件となり、タスクリストがわりになる。タスクを記憶で管理する必要なくなり、受信箱のものを片っ端からやっつければ良い。